Учет в парикмахерской современными методами

 

Парикмахерская ведет учет не только оказанных услуг и потраченных средств, но и учет клиентов, так как является бизнес-структурой и должна повышать уровень коммуникаций с теми, кто обеспечивает ее работой и прибылью. Для этого в программе автоматизации от «Универсальной Системы Учета» (УСУ) предусмотрена CRM-система, позволяющая регулировать отношения с клиентами. Это база контрагентов, где, кроме клиентов, присутствуют также и поставщики, и даже филиалы парикмахерской, если она имеет сеть заведений. Чтобы избежать путаницы, вводят соответствующий статус, по которому можно легко фильтровать «аудиторию».

CRM-система для парикмахерской (вы можете бесплатно скачать программу в формате демо) водит классификацию клиентов по категориям, что удобно, так как их можно объединить в группы со схожими запросами, предпочтениями, по финансовой состоятельности, – это уже выбор самой парикмахерской. Клиентская база легко управляется и является своеобразным трансформером – ее можно перестроить под свою зону действий и так же легко вернуть ей привычный вид. Она содержит в профайле клиента информацию о каждом его состоявшемся визите в парикмахерскую, в том числе полное описание предоставленных услуг, о каждой рассылке, что была организована в его адрес, о каждом контакте – дата, предмет обсуждения, мнение о работе парикмахерской. К профайлу прикреплены документы, в частности, квитанции, оформленные за период отношений.

К слову о рассылке. Программа обеспечивает парикмахерскую электронной связью – sms, e-mail, Viber, звонок голосом. Любой вид связи можно использовать как для индивидуальных напоминаний о предстоящем визите, так и для массовой отправки самых разных сообщений, тексты для которых вложены в программу большим комплектом как раз для этой цели. При регистрации клиента в CRM-системе через окно клиента, специальной формы для ввода учетных данных, ставят обязательно галочку о его согласии на получение рассылки, если такой галочки нет, программа никогда не отправит сообщение по такому контакту.

Для организации посещений в программе сформировано расписание, которое поддерживает предварительную запись по каждому мастеру отдельно на любую дату. Такой формат позволяет визуально оценить занятость каждого специалиста и выбрать свободные часы для посещения. Чтобы понимать цель и содержание визита, администратор открывает окно записи для ввода информации о клиенте и тех процедурах, которые он хотел бы получить. Окно записи открывается при нажатии на тот час, который был выбран предварительно клиентом. Чтобы ввести клиента в расписание, его нужно сначала ввести в окно заказа из клиентской базы, где персону быстро находят по первым буквам фамилии, номеру телефона или бонусной карты, если парикмахерская их применяет при обслуживании клиентов. После этого в окне записи размещают те услуги из прайс-листа, которые клиент желает получить. Прайс-лист открывается, как и клиентская база, при нажатии на соответствующую ячейку, в данном случае «Услуги».

При формировании заказа можно выбрать любые услуги, а после визита отметить среди них те, что были действительно получены и оплачены. При посещении парикмахерской клиент, будучи на приеме у мастера, может возжелать попробовать новые процедуры по рекомендации специалиста, которые оказываются другим мастером. Этот процесс перекрестных продаж поддерживается самой парикмахерской, так как гарантирует новые объемы и, следовательно, прибыль.

Когда клиент получил один вид услуг и перешел в другой зал, его запись в расписании будет выделена красным цветом, чтобы администратор не забыл взять оплату. Чтобы получить полный перечень оказанных услуг, администратору достаточно открыть окно заказа и нажать на вкладку с понятным названием «Оплата» – в ней будут перечислены все услуги, полученные клиентом сегодня. Информация поступает из электронных журналов мастеров, в которых они отмечают объем оказанных ими услуг.

После оплаты клиенту вручают квитанцию с полным перечнем полученных услуг и ценой за каждую, перечнем средств, предоставленных индивидуально, с ценой за каждое. Расчет стоимости производится автоматически.